Privacy verklaring


Op PCbs de Regenboog gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. 

 

Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij “Categorieën van persoonsgegevens” 

 

De leerlinggegevens en vorderingen van de leerlingen worden opgeslagen in ons (digitale) administratie- en leerlingvolgsysteem Parnassys. Dit systeem is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. 

 

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen en hoe deze gegevens beveiligd worden. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Deze afspraken zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.  

 

Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen. De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven. 

 

Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daar vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. 

 

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.  

 

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens.  Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van PCbs de Regenboog. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast. 

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.  

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen. PCbs de Regenboog zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen. Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris Gegevensbescherming (zie de contactgegevens onderaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). 

 

Beeldmateriaal

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Hier zullen wij u periodiek aan herinneren. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leraar/lerares van uw kind, of bij de schooldirecteur.  


Basispoort

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt PCbs de Regenboog gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.  

 


Aanmeldformulier

Bij het aanmelden van uw kind(eren) vragen wij u een inschrijfformulier in te vullen. De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de leerlingadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de AVG van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie verbeteren of aanvullen.  

Telefoonboom

Op onze school wordt er, per klas, een telefoonboom gemaakt met de namen en telefoonnummers van leerlingen. Deze lijst met telefoonnummers wordt door ons gebruikt wanneer we, in uitzonderlijke gevallen, snel alle leerlingen en/of ouders willen bereiken. De lijst wordt daarom meegegeven aan alle leerlingen in de groep. Wij vragen jaarlijks uw toestemming om de naam van uw kind te mogen delen met de andere (ouders van de) klasgenootjes van uw kind. Als u er bezwaar tegen heeft, wordt de naam van uw kind niet gedeeld. Op de basislijst zijn alleen de voornamen van de kinderen vermeld. Als we ook de achternaam mogen gebruiken, wilt u deze dan zelf invullen? Als u geen bezwaar heeft tegen vermelding op de telefoonboom, kunt u jaarlijks het telefoonnummer vermelden waarop u gebeld wilt worden in uitzonderlijke gevallen.  

 

Categorieën van persoonsgegevens
 
Categorie Toelichting
  1. Contactgegevens  

  1. naam, voornaam 

  1. geboortedatum, geslacht 

  1. overige gegevens te weten:  
    adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens 

  1. Leerling nummer 

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1 

  1. Nationaliteit en geboorteplaats 

 
  1. Ouders, voogd  

contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres) 

  1. Medische gegevens 

gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen); 

  1. Godsdienst 

gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag). 

  1. Studievoortgang 

gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde onderwijsresultaten te weten: 

  • Cognitieve ontwikkeling 

  • Sociaal-emotionele ontwikkeling 

  • Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP) 

  • Aanwezigheidsregistratie 

  • Medisch dossier  

  • Klas, leerjaar 

  1. Onderwijsorganisatie  

gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz. 

  1. Financiën 

gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders) 

  1. Beeldmateriaal 

foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming. 

Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (als aanvulling op het dossier). 

  1. Docent /zorgcoördi-nator/ intern begeleider 

gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen 

  1. BSN (PGN) 

In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie. 

  1. Keten-ID (Eck-Id) 

unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten. 

  1. Overige gegevens, te weten …. 

andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Deze zullen apart vermeld en toegelicht worden. 

 



Contactgegevens: 

VPCO te Holten, PCbs de Regenboog 

 

Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school : 

Dhr R.J.S Klein 

 

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming : 

Akorda Onderwijsdienstverlening 

Agnes Bennen 

Vrouwenlaan 125 

8013 HR  Zwolle